Anbauvereinigung Behördenkontrolle vorbereiten: Was Vorstände jetzt wissen müssen

Knapp zwei Jahre KCanG sind vorbei, und in vielen Bundesländern beginnen jetzt flächendeckende Vor-Ort-Kontrollen. Besonders die Outdoor-Saison steht im Fokus, weil hier die Anbaufläche sichtbar, die Pflanzen zählbar und der Zaun begehbar ist. Wer im Vorstand einer Anbauvereinigung sitzt, muss sich auf Besuch einstellen.

Eine wichtige Klarstellung vorweg: Das BVL (Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit) hat zwar die übergeordnete Aufsicht und führt das bundesweite Meldewesen. Vor Ort kommen aber nicht die BVL-Mitarbeitenden. Zuständig ist die jeweilige Landesbehörde, und welche das konkret ist, hängt von deinem Bundesland ab. In manchen Ländern macht das die Gewerbeaufsicht, in anderen das Landesamt für Landwirtschaft, in wieder anderen die Ordnungsbehörden oder eine eigens benannte Cannabis-Kontrollstelle. Schau in deine Erlaubnisurkunde und die Begleitschreiben deiner Behörde, dort steht, wer dich kontrollieren darf.

Womit deine Anbauvereinigung bei einer Kontrolle rechnen muss

Die Kontrolleure kommen meistens angekündigt, manchmal aber auch nicht. Eine Routinekontrolle wird in der Regel terminiert, eine anlassbezogene Kontrolle (etwa nach einer Anwohnerbeschwerde) kann unangekündigt erfolgen. Komm also nicht erst auf die Idee, deine Unterlagen “auf Zuruf” zusammenzusuchen.

Was sich die Prüfenden in aller Regel anschauen, ist überall ähnlich:

• Die Erlaubnis selbst. Originalurkunde oder beglaubigte Kopie, plus alle Nebenbestimmungen und Auflagen. Die Behörde will sehen, wie du erteilte Auflagen umsetzt.
• Die Mitgliederliste und der Mitgliedsstatus. Wer ist Mitglied, seit wann, wie wurde die Volljährigkeit geprüft, wie der Wohnsitz nachgewiesen, und gibt es eine Mehrfachmitgliedschaft in anderen Anbauvereinigungen? Letzteres ist verboten, und du musst plausibel machen können, dass du das ausschließt.
• Die Anbaufläche. Größe, Sicherung, Sichtschutz, Abstände zu Schulen, Kitas, Spielplätzen und Sportstätten. Bei Outdoor-Flächen ist der Zustand des Zauns Pflichtthema, ebenso die Frage, wer Zugang hat.
• Die Pflanzenzahl und der Bestandsabgleich. Wie viele Pflanzen stehen aktuell, wie viele waren es im letzten Meldezyklus, wo ist die Differenz, wie wurde geerntet, getrocknet, gewogen?
• Track-and-Trace beziehungsweise Bestandsführung. Du musst lückenlos zeigen, was angebaut, geerntet, getrocknet, weitergegeben und entsorgt wurde, inklusive Verlusten, Schimmelbefall und Schädlingsschäden. Jede Pflanze und jedes Gramm muss nachvollziehbar sein.
• Die Abgabeprotokolle. An welches Mitglied wurde wann wie viel abgegeben, in welcher Verpackung, mit welchem THC-Wert, und liegt das unter den gesetzlichen Tages- und Monatshöchstmengen?
• Die Jugendschutz- und Suchtpräventionsbeauftragten. Die Behörde will Namen, Qualifikationen und Tätigkeitsnachweise sehen, oft auch Schulungsunterlagen.
• Das Vier-Augen-Prinzip im Vorstand. Bei sensiblen Vorgängen (Ernte, Vernichtung, Abgabe größerer Mengen, Schlüsselübergaben) musst du zeigen, dass nie eine Person allein agiert. Das wird stichprobenartig anhand der Protokolle geprüft.

Dazu kommt die Begehung selbst. Die Prüfenden gehen über das Grundstück, schauen Beete oder Indoor-Räume an, testen Schlösser und Alarmanlagen und lassen sich erklären, wer wann Zugang hat. Wenn dein Anbauleiter im Urlaub ist und niemand sonst den Schließplan kennt, ist das kein gutes Bild.

Wie du dich konkret vorbereitest

Die schlechte Nachricht: Eine gute Vorbereitung ist Arbeit. Die gute: Wer sauber dokumentiert hat, erlebt die Kontrolle meist entspannt.

Lege dir einen Kontroll-Ordner an, digital und in Papierform. Hinein gehören die Erlaubnisurkunde, die Satzung, der aktuelle Vorstandsbeschluss, die Mitgliederliste mit Aufnahmedaten, alle Meldungen an die Behörde der letzten zwölf Monate, die Bestandsführung, die Abgabeprotokolle, die Schulungsnachweise der Beauftragten, der Sicherheitsplan und der Hygiene- und Pflanzenschutzplan. Wer den Ordner führt, sollte im Vorstand klar benannt sein, mit Stellvertretung.

Vereinbare im Vorstand einen Notfall-Kontakt-Plan. Wer wird sofort informiert, wenn die Behörde vor der Tür steht? Wer übernimmt die Begleitung? Wer darf Zugang zur Anbaufläche gewähren? Ist ein Vorstandsmitglied allein anwesend, sollte ein zweites kurzfristig dazukommen können, damit bei sensiblen Punkten jemand mitschreibt.

Führe einmal pro Quartal eine interne Probe-Kontrolle durch. Setz dich mit einem Vorstandskollegen hin und geh die obige Liste Punkt für Punkt durch, so als wärst du selbst die Behörde. Dabei fallen oft Kleinigkeiten auf: ein fehlendes Datum, eine unklare Schlüsselzuordnung, ein veralteter Zaunabschnitt. Lieber jetzt nachbessern als unter Kontrolldruck.

Halte deine digitale Dokumentation tagesaktuell. Excel-Tabellen, die einmal im Monat nachgepflegt werden, sind das größte Risiko. Fragt die Behörde “Was haben Sie gestern abgegeben?” und du musst erst eine Datei öffnen, kopieren und filtern, wirkt das schludrig. Eine saubere Bestandsführung ist mehr wert als jeder Vortrag über Compliance-Kultur.

Sei freundlich und kooperativ. Die Prüfenden machen ihren Job und wollen sehen, dass deine Vereinigung den gesetzlichen Rahmen ernst nimmt. Antworte ehrlich, auch wenn etwas nicht perfekt ist. Erkennbare Defizite plus erkennbarer Wille zur Nachbesserung sind in der Praxis weniger problematisch als der Versuch, Lücken zu vertuschen.

Was nach der Kontrolle wichtig ist

Lass dir das Kontrollprotokoll aushändigen oder zusenden, lies es im Vorstand gemeinsam durch und besprich die Anmerkungen. Auflagen oder Hinweise nicht liegenlassen, sondern schriftlich abarbeiten, mit Datum, Verantwortlichem und Erledigungsvermerk. Bei der nächsten Kontrolle wirst du gefragt, was du seitdem geändert hast.

Sind Punkte im Protokoll aus deiner Sicht falsch, hast du das Recht auf eine Stellungnahme. Nutze es sachlich und mit Belegen. Je länger du wartest, desto schwieriger wird eine spätere Auseinandersetzung.

Wenn deine aktuelle Dokumentation für eine Kontrolle noch nicht reif ist, bist du nicht allein. Genau deshalb bauen wir Hanfbert: eine Software, die Mitgliederverwaltung, Bestandsführung, Abgabeprotokolle und Vorstands-Workflows so verknüpft, dass dein Kontroll-Ordner sich quasi von selbst pflegt. Trag dich auf die Hanfbert-Warteliste ein, dann melden wir uns, sobald wir Plätze für neue Anbauvereinigungen freigeben. Bis dahin: Halte deine Unterlagen aktuell und sprich im Vorstand offen über Schwachstellen.