Mitgliederversammlung im Cannabis Social Club: rechtssichere Beschlüsse und Protokolle nach KCanG

Der Mai ist klassische JHV-Saison, und für die meisten Anbauvereinigungen steht in diesem Frühjahr die zweite ordentliche Mitgliederversammlung seit Inkrafttreten des KCanG an. Was im ersten Jahr noch Gründungsroutine war, wird jetzt zum Stresstest. Vorstandswahlen stehen an, Satzungsänderungen wegen der Mitgliederzahl-Grenzen werden diskutiert, und nebenher müssen Beschlüsse zu Anbau- und Abgabeverfahren so dokumentiert sein, dass sie einer Behördenkontrolle standhalten.

Der entscheidende Punkt: Eine Mitgliederversammlung im Cannabis Social Club folgt zunächst dem Vereinsrecht des BGB, also genauso wie in jedem anderen eingetragenen Verein. Darüber legt sich aber das KCanG mit eigenen Anforderungen, die in der Tagesordnung und im Protokoll mitgedacht werden müssen. Wer das sauber trennt und dokumentiert, hat später deutlich weniger Diskussionen, sowohl mit Mitgliedern als auch mit der zuständigen Erlaubnisbehörde.

Tagesordnung: Vereinsrecht und KCanG zusammen denken

Die formale Grundlage einer wirksamen Mitgliederversammlung ist eine fristgerechte und satzungskonforme Einladung mit vollständiger Tagesordnung. Was viele Vorstände unterschätzen: Beschlüsse, die später anfechtbar sind, weil ein Tagesordnungspunkt nicht oder nur unzureichend angekündigt war, sind besonders unangenehm, wenn sie sich auf Anbau- oder Abgabeverfahren beziehen. Denn diese Beschlüsse können Gegenstand der behördlichen Prüfung sein.

Eine Tagesordnung, die beiden Welten gerecht wird, enthält in der Regel folgende Punkte:

• Begrüßung, Feststellung der Beschlussfähigkeit nach Satzung
• Genehmigung des Protokolls der letzten Mitgliederversammlung
• Bericht des Vorstands inklusive Stand der behördlichen Erlaubnis nach KCanG
• Bericht der Kassenprüfer
• Entlastung des Vorstands
• Beschluss über Anbau- und Abgabeverfahren für die kommende Saison
• Beschluss über Mitgliedsbeiträge und Kostenbeiträge für die Abgabe
• Etwaige Satzungsänderungen, insbesondere im Hinblick auf die Mitgliederzahl-Grenzen
• Vorstandswahlen, sofern turnusmäßig vorgesehen
• Wahl der Kassenprüfer
• Verschiedenes

Wichtig ist, Satzungsänderungen wörtlich oder zumindest mit klarem Regelungsinhalt anzukündigen. Die Formulierung “Anpassung der Satzung an aktuelle Anforderungen” reicht nicht. Wer eine Mitgliederobergrenze in der Satzung verankern oder eine Aufnahmestopp-Regelung einführen will, muss das in der Einladung deutlich machen, idealerweise mit dem geplanten neuen Wortlaut im Anhang.

Beschlüsse, die für CSCs besonders heikel sind

Zwei Themenkomplexe sind in der Praxis aktuell besonders relevant. Der erste betrifft die Mitgliederzahl. Das KCanG begrenzt jede Anbauvereinigung der Höhe nach, und in der Praxis arbeiten viele Clubs mit einer eigenen, niedrigeren satzungsmäßigen Obergrenze, weil das organisatorisch und logistisch leichter zu beherrschen ist. Wenn der Club eine harte Obergrenze in die Satzung schreiben oder die bestehende Grenze anpassen möchte, ist das eine Satzungsänderung mit der entsprechenden Mehrheit nach BGB und Satzung. Üblich ist eine Dreiviertelmehrheit, maßgeblich ist aber die eigene Satzung.

Der zweite Komplex sind die Beschlüsse über das Anbau- und Abgabeverfahren. Hier geht es nicht nur darum, dass die Mitglieder informiert sind, sondern darum, dass die für die Erlaubnis nach KCanG hinterlegten Verfahren mit den tatsächlich gelebten Abläufen übereinstimmen. Wenn die Versammlung beschließt, künftig auch Stecklinge oder Samen abzugeben, dann muss das einerseits sauber im Protokoll stehen, andererseits gegebenenfalls der Behörde angezeigt werden. Dasselbe gilt für die Einführung neuer Abgabezeiten, neuer Standorte oder veränderter Identifizierungsverfahren.

Ein typischer Beschluss könnte so formuliert sein: “Die Mitgliederversammlung beschließt, dass die Abgabe ab dem 1. Juni 2026 ausschließlich nach vorheriger Online-Reservierung über die Vereinssoftware erfolgt. Die Identifikation am Abgabepunkt erfolgt durch digitalen Mitgliedsausweis mit QR-Code. Die monatliche Abgabemenge ist auf die gesetzlichen Höchstmengen nach KCanG begrenzt.”

Vorstandswahlen verdienen ebenfalls besondere Aufmerksamkeit. Das KCanG verlangt, dass die für Anbau und Abgabe verantwortlichen Personen behördlich anerkannt sind und ihre Zuverlässigkeit nachweisen müssen. Wenn die Versammlung einen neuen Vorstand wählt, ist das nicht nur vereinsrechtlich relevant. Der Wechsel muss anschließend gegenüber der Erlaubnisbehörde angezeigt werden, in der Regel mit Führungszeugnis und persönlichen Angaben der neuen Verantwortlichen. Die konkrete Anzeigefrist ergibt sich aus der jeweiligen Erlaubnis sowie aus den Vorgaben der zuständigen Landesbehörde, weshalb sich ein Blick in den eigenen Erlaubnisbescheid in jedem Fall lohnt.

Protokollführung: was im CSC unverzichtbar ist

Das Protokoll einer Mitgliederversammlung ist im Verein nach BGB nicht zwingend in einer bestimmten Form vorgeschrieben, aber praktisch unverzichtbar, sobald Satzungsänderungen oder Vorstandswahlen anstehen. Für die Eintragung ins Vereinsregister braucht das Amtsgericht in der Regel ein vom Versammlungsleiter und Protokollführer unterschriebenes Protokoll mit den entsprechenden Beschlüssen.

Im CSC kommt eine zweite Adressatenrolle dazu: die Erlaubnisbehörde. Auch wenn das Protokoll nicht regelmäßig eingereicht werden muss, kann es bei einer Prüfung verlangt werden, vor allem dann, wenn Beschlüsse den Anbau- und Abgabebetrieb betreffen. Ein gutes Protokoll für die CSC-Mitgliederversammlung enthält daher mindestens:

• Ort, Datum, Beginn und Ende der Versammlung
• Name des Versammlungsleiters und des Protokollführers
• Anzahl der erschienenen, vertretenen und stimmberechtigten Mitglieder
• Feststellung der ordnungsgemäßen Einladung und der Beschlussfähigkeit
• Tagesordnung wie beschlossen, inklusive nachträglicher Ergänzungen
• Wortlaut aller gefassten Beschlüsse, getrennt nach Abstimmungsergebnis
• Bei Satzungsänderungen den vollständigen neuen Wortlaut der geänderten Bestimmungen
• Bei Vorstandswahlen die gewählten Personen, jeweiliges Amt und Annahme der Wahl
• Unterschriften von Versammlungsleiter und Protokollführer

Was gerade bei CSCs oft vergessen wird: Beschlüsse, die das Anbau- und Abgabeverfahren betreffen, sollten nicht nur das Ergebnis enthalten, sondern auch das Datum, ab wann die geänderte Praxis gilt, und wer für die Umsetzung verantwortlich ist. Diese Klarheit hilft, wenn später jemand fragt, warum ab einem bestimmten Stichtag etwas anders gehandhabt wurde.

Empfehlenswert ist außerdem, das Protokoll innerhalb von vier bis sechs Wochen nach der Versammlung zu finalisieren und den Mitgliedern zugänglich zu machen. Wer das digital macht, hat den Vorteil einer sauberen Versionshistorie, und das Protokoll muss später nicht “neu unterschrieben” werden, weil es niemand mehr findet.

Was Sie aus dieser JHV mitnehmen sollten

Die Mitgliederversammlung ist im Cannabis Social Club mehr als ein vereinsrechtlicher Pflichttermin. Sie ist der Punkt, an dem Mitglieder, Vorstand und Behörde sich auf gemeinsame Spielregeln für das kommende Jahr festlegen. Wenn Tagesordnung, Beschlüsse und Protokoll diese drei Adressaten von Anfang an mitdenken, sparen Sie sich später Nacharbeiten und Diskussionen.

Ein praktischer Hinweis zum Schluss: Sammeln Sie alle Unterlagen rund um die Mitgliederversammlung, also Einladung, Anmeldungen, Stimmlisten, Beschlüsse, Protokoll und gegebenenfalls Wahlunterlagen, an einer Stelle ab und bewahren Sie sie zusammen mit den laufenden KCanG-Dokumentationen auf. Im Fall einer Prüfung müssen diese Dokumente nicht stundenlang gesucht werden, und im Fall einer Anfechtung können Sie nachweisen, dass alles formal sauber gelaufen ist.

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