KCanG-Jahresbericht 2025 für Anbauvereinigungen: Pflichtangaben und Ablauf

Mit dem Kalenderjahr 2025 liegt für viele Anbauvereinigungen die erste vollständige Berichtsperiode unter dem Konsumcannabisgesetz hinter ihnen. Damit steht jetzt eine Aufgabe an, die viele Vorstände bisher nur in Umrissen kannten: der jährliche Tätigkeits- bzw. Jahresbericht an die zuständige Landesbehörde. Wer sauber dokumentiert hat, kann den Bericht in wenigen Tagen erstellen. Wer nicht, sollte spätestens jetzt anfangen.

Dieser Beitrag fasst zusammen, welche Inhalte in den Bericht gehören, woher Sie die Daten ziehen und wie Sie den Prozess im Vorstand schlank organisieren. Eine wichtige Vorbemerkung: Die exakten Pflichtangaben, das genaue Format und die Einreichungsfrist ergeben sich aus dem KCanG in Verbindung mit der jeweiligen landesrechtlichen Durchführungsverordnung und vor allem aus Ihrem Erlaubnisbescheid. Lesen Sie diesen Bescheid sorgfältig, bevor Sie mit der Berichterstellung beginnen, und stimmen Sie sich im Zweifel mit der zuständigen Behörde ab.

Wichtig zur Abgrenzung: Der hier beschriebene Jahresbericht an die Landesbehörde ist nicht identisch mit den regelmäßigen Mengen-Meldungen an das BfArM, die viele Anbauvereinigungen in deutlich kürzeren Intervallen abgeben müssen. Beide Pflichten greifen parallel und sollten getrennt voneinander geführt werden.

Pflichtangaben: Was inhaltlich in den Bericht gehört

Auch wenn die landesrechtlichen Vorgaben in Details variieren, sind die wesentlichen Berichtsbestandteile bundesweit ähnlich. Folgende Themenblöcke sollten Sie vollständig dokumentieren und im Bericht abbilden.

Mitgliederstruktur und Mitgliederbewegung. Dazu gehört in der Regel der Mitgliederbestand zum Stichtag (Jahresanfang und Jahresende), die Zahl der Eintritte und Austritte im Berichtsjahr sowie die Zahl der Ausschlüsse, falls es welche gab. Viele Behörden verlangen außerdem eine Aussage zur Altersverteilung sowie zur regionalen Zuordnung der Mitglieder. Übermitteln Sie diese Daten möglichst aggregiert, also als Bestandszahlen und Verteilungen, nicht als personenbezogene Listen, sofern die Behörde nichts anderes ausdrücklich verlangt.

Anbau und Erntemengen. Pro Anbauzyklus oder Erntezeitpunkt wird typischerweise erfasst: Anbaufläche, eingesetzte Sorten, Erntemenge in Gramm, getrennt nach Blüten und gegebenenfalls weiteren Cannabisformen, sowie Feuchtgewicht und Trockengewicht, falls Ihre Behörde diese Differenzierung erwartet.

Abgabemengen an Mitglieder. Aufaddiert über das Berichtsjahr, in der Regel mit Aufschlüsselung nach Monaten oder Quartalen. Häufig ist auch die durchschnittliche Abgabemenge pro Mitglied und Monat anzugeben sowie die Einhaltung der gesetzlichen Höchstmengen pro Person.

Verluste, Vernichtung und Differenzen. Hierzu zählen Schwund durch Trocknung, durch Schädlinge oder Schimmel verursachte Vernichtungen, Rückführungen von Mitgliedern sowie behördlich angeordnete oder freiwillige Vernichtungen. Wichtig ist die Nachvollziehbarkeit: Datum, Menge, Grund, anwesende Zeugen, Entsorgungsweg.

Identifikations- und Altersverifikationsverfahren. Die Behörde will wissen, wie Sie sicherstellen, dass nur volljährige Mitglieder Zugang haben und dass keine Weitergabe an Dritte stattfindet. Beschreiben Sie kurz das eingesetzte Verfahren (Ausweisprüfung bei Aufnahme, ggf. Zugangskontrolle bei Abgabe, eingesetzte Software).

Präventions- und Schulungsmaßnahmen. Dazu gehören Informationsmaterialien für Mitglieder, durchgeführte Schulungen oder Sprechstunden, Kooperationen mit Suchtberatungsstellen und die Benennung der Präventionsbeauftragten mit Angabe ihrer Qualifikation.

Compliance-Vorfälle und Auflagenerfüllung. Falls es im Berichtsjahr Beschwerden, Auflagenänderungen, behördliche Kontrollen oder besondere Vorfälle gab, sollten diese transparent dargestellt werden, einschließlich der eingeleiteten Maßnahmen.

Welche dieser Punkte in Ihrem Bundesland in welcher Tiefe gefordert sind, entnehmen Sie dem Erlaubnisbescheid und der landesrechtlichen Verordnung. Wenn dort ein Berichtsformular oder ein Musterraster vorgegeben ist, halten Sie sich strikt daran.

Datenquellen: Woher Sie die Zahlen sauber bekommen

Die Qualität des Berichts steht und fällt mit der Datenbasis. In der Praxis ziehen Sie die Zahlen idealerweise aus drei Quellen, die Sie über das Jahr ohnehin pflegen sollten.

Erstens aus der Mitgliederverwaltung. Eintritte, Austritte, Ausschlüsse, Geburtsjahrgänge und Wohnortzuordnung sollten ohne manuelle Nachrecherche aus dem System abrufbar sein. Wenn Sie hier mit Excel-Listen arbeiten, ist die Berichtserstellung erfahrungsgemäß deutlich aufwendiger und fehleranfälliger.

Zweitens aus dem Anbau- und Bestandsbuch. Pro Anbauraum oder Charge sollten Pflanzungsdatum, Erntedatum, Erntemenge, Trocknungsverluste und Lagerort durchgehend dokumentiert sein. Diese Aufzeichnungen sind nicht nur für den Bericht relevant, sondern auch für Behördenkontrollen vor Ort.

Drittens aus der Abgabedokumentation. Jede Ausgabe an ein Mitglied muss nachvollziehbar sein, mit Datum, Menge und Mitgliedszuordnung. Aus diesen Einzeldatensätzen lassen sich anschließend alle aggregierten Kennzahlen für den Bericht ableiten.

Wenn Sie diese drei Datenstränge sauber führen, reduziert sich die Berichterstellung im Wesentlichen auf das Aggregieren, Plausibilisieren und Einordnen der Zahlen. Eine zentrale Vereinssoftware, die Mitgliederdaten, Anbauchargen und Abgaben verbindet, spart hier erheblichen Aufwand. Plattformen wie hanfbert.de sind darauf ausgelegt, diese Daten verknüpft zu halten und Standardauswertungen für den Jahresbericht bereitzustellen.

Praktischer Ablauf: Wer macht was bis wann

Verteilen Sie die Berichterstellung möglichst früh auf mehrere Schultern. Bewährt hat sich folgender Ablauf:

1. Frist und Format klären. Schauen Sie zuerst in den Erlaubnisbescheid und in die landesrechtliche Verordnung. Notieren Sie die genaue Einreichungsfrist, das geforderte Format (PDF, Online-Portal, Papier) und die Empfangsadresse. Im Zweifel kurz bei der zuständigen Sachbearbeitung nachfragen.
2. Datenstand einfrieren. Setzen Sie einen Stichtag, zu dem Sie die Daten aus den drei Quellen extrahieren. Spätere Korrekturen werden in einer Fehlerliste dokumentiert, nicht still im Bericht überschrieben.
3. Rohbericht erstellen. Eine Person, in der Regel der oder die Vorstandsvorsitzende oder ein zuständiger Compliance-Vorstand, führt die Zahlen zusammen und schreibt die Beschreibungstexte zu Verfahren, Schulungen und Vorfällen.
4. Vier-Augen-Prüfung. Mindestens ein zweites Vorstandsmitglied prüft den Bericht auf inhaltliche Richtigkeit, Plausibilität und Vollständigkeit. Bei größeren Vereinen kann zusätzlich der oder die Präventionsbeauftragte einen Abschnitt freigeben.
5. Beschluss und Unterzeichnung. In den meisten Bundesländern ist der Bericht durch den Vorstand zu unterzeichnen, häufig durch die nach der Satzung vertretungsberechtigten Personen. Lassen Sie den Bericht förmlich im Vorstand beschließen und protokollieren Sie das im Vorstandsprotokoll.
6. Einreichung und Archivierung. Reichen Sie den Bericht fristgerecht über den vorgegebenen Weg ein, lassen Sie sich den Eingang bestätigen und legen Sie eine vollständige Kopie nebst Eingangsbestätigung im Vereinsarchiv ab. Wir empfehlen eine Aufbewahrung von mindestens zehn Jahren.

Ein Hinweis zur Ernsthaftigkeit der Frist: Verspätete oder unvollständige Berichte können je nach Bundesland mit Auflagen, Nachforderungen oder im Wiederholungsfall mit dem Widerruf der Erlaubnis sanktioniert werden. Wer den Bericht termingerecht und vollständig abliefert, hält sich diese Eskalationsstufen vom Hals und nimmt nebenbei den Druck aus zukünftigen Behördenkontrollen.

Wer den Jahresbericht nicht als lästige Pflichtübung versteht, sondern als jährlichen Spiegel der eigenen Organisation, gewinnt nebenbei eine nützliche interne Auswertung: über die tatsächliche Mitgliederentwicklung, über die Effizienz des Anbaus und über die Stellen, an denen Prozesse noch nachgeschärft werden sollten.

Wenn Sie für die Datengrundlage und die Auswertung eine integrierte Vereinssoftware suchen, finden Sie auf hanfbert.de eine Übersicht der Funktionen und Vorlagen, die wir speziell für Anbauvereinigungen entwickelt haben.